Vedtægter

§ 1 Navn, hjemsted og formål

Stk. 1. Klubbens navn er Løbeklubben, og dens hjemsted er [by].

Stk. 2. Formålet er at styrke venskabet gennem sociale arrangementer, fælles oplevelser og lejlighedsvis fysisk udfoldelse. Betegnelsen løbeklub indebærer ingen garanti for forbedret kondition.

Stk. 3. Det vigtigste er ikke at komme først i mål, men at møde op til det, man har meldt sig til.

§ 2 Medlemskab og optagelse

Stk. 1. Ethvert medlem kan foreslå en ny kandidat, men personen skal selv tilkendegive, at vedkommende ønsker at blive prospect. Optagelse afgøres af bestyrelsen på et ordinært kvartalsmøde efter § 6. Kandidaten deltager ikke i drøftelsen eller afstemningen.

Stk. 2. Når kandidaten er godkendt, er vedkommende medlem med betegnelsen prospect. Prospects kan deltage i arrangementer og stille forslag, men kan ikke sidde i bestyrelsen. Alle medlemmer forventes at svare på invitationer, overholde aftaler og betale aftalte beløb.

Stk. 3. En gæst er en person, der deltager i et konkret arrangement uden at være optaget i klubben. Gæster kan deltage efter aftale med arrangøren og de tilmeldte. Ønsker en gæst at blive prospect, skal vedkommende selv tilkendegive det og optages efter stk. 1; ønsket alene giver ikke medlemskab.

§ 3 Prospectstatus og indvielsesritual

Stk. 1. Indvielsesritualet afholdes på et atletikstadion: En øl bundes, én omgang tilbagelægges, endnu en øl bundes, og endnu en omgang tilbagelægges.

Stk. 2. Ritualet er frivilligt og uden frist. Indtil hele ritualet er gennemført, forbliver medlemmet prospect. Prospects kan deltage i arrangementer, men kan ikke vælges til eller sidde i bestyrelsen. Gennemført indvielse er således en forudsætning for bestyrelsesarbejde.

Stk. 3. Ritualet aftales med bestyrelsen. Der er ingen tidskrav; alkoholfri øl og gang er tilladt, og deltageren kan til enhver tid holde pause eller stoppe.

§ 4 Bestyrelse og valg

Stk. 1. Bestyrelsen består af seks medlemmer og er klubbens øverste besluttende myndighed. Alle seks vælges for ét år af den siddende bestyrelse på årets første kvartalsmøde. Genvalg er tilladt.

Stk. 2. Alle seks bestyrelsesmedlemmer skal personligt have gennemført indvielsesritualet efter § 3. Det gælder også allerede siddende bestyrelsesmedlemmer. Prospects og medlemmer på godkendt orlov kan ikke sidde i bestyrelsen.

Stk. 3. Alle medlemmer kan foreslå kandidater, som skal acceptere opstillingen. Den siddende bestyrelse vælger én kandidat ad gangen ved simpelt flertal; man må stemme på sit eget genvalg. Den nye bestyrelse tiltræder, når alle seks er valgt.

Stk. 4. Bestyrelsen fordeler posterne som formand og sekretær samt, hvis der opkræves kontingent, kasserer. Formanden står for indkaldelser og opfølgning, sekretæren for referater og arrangementsoversigten. Kassererens opgaver er afgrænset i § 9. Poster kan kombineres, men bestyrelsen består fortsat af seks forskellige personer.

Stk. 5. Ved fratræden vælger den resterende bestyrelse en valgbar afløser for resten af perioden. Ved orlov vælges en midlertidig afløser, dog højst frem til næste årlige valg.

§ 5 Kvartalsmøder og dagsorden

Stk. 1. Bestyrelsen mødes én gang hvert kvartal for at aftale næste kvartals arrangementer. Formanden indkalder i fællesgruppen med mindst 14 dages varsel og oplyser tid, sted eller mødelink samt dagsorden.

Stk. 2. Dagsordenen omfatter valg af mødeleder og referent, opfølgning, økonomi, medlemsstatus og eventuelle medlemsudskiftninger, nye medlemmer, kommende arrangementer, indkomne forslag, næste møde og eventuelt. På årets første møde vælges også bestyrelse og tillidsposter.

Stk. 3. Forslag indsendes senest syv dage før mødet, og endelig dagsorden deles senest tre dage før. Alle medlemmer, også prospects, har tale- og forslagsret; kun bestyrelsen stemmer. Personsager kan behandles for lukkede døre.

Stk. 4. Et kort referat med beslutninger, afstemninger, datoer og ansvarlige deles senest syv dage efter. Punktet »eventuelt« er kun til drøftelse. Nye betalinger, medlemsophør og vedtægtsændringer kan kun vedtages, når de er varslet som særskilte punkter på dagsordenen inden mødet, med fristerne i §§ 10-11.

Stk. 5. Mindst to medlemmer kan kræve et ekstraordinært møde med et angivet emne og mindst syv dages varsel. Nye medlemmer behandles fortsat på ordinære kvartalsmøder.

§ 6 Stemmeret og beslutninger

Stk. 1. Hvert bestyrelsesmedlem har én stemme. Mindst fire skal deltage fysisk eller digitalt, for at bestyrelsen er beslutningsdygtig, med undtagelsen i stk. 4.

Stk. 2. Almindelige beslutninger kræver flere ja- end nejstemmer. Blanke stemmer tæller ikke med, og ved stemmelighed er forslaget ikke vedtaget.

Stk. 3. Optagelse, udelukkelse og vedtægtsændringer kræver mindst to tredjedele af de deltagende stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmers tilslutning. Opløsning følger § 11.

Stk. 4. Et medlem skal høres før en eventuel udelukkelse, men deltager ikke i den efterfølgende drøftelse eller afstemning. Er medlemmet i bestyrelsen, kræves deltagelse af mere end halvdelen af de øvrige siddende bestyrelsesmedlemmer, og den berørte tæller ikke med i stemmegrundlaget.

Stk. 5. Personafstemninger er skriftlige og hemmelige, hvis ét medlem ønsker det. Der stemmes ikke ved fuldmagt.

§ 7 Arrangementer

Stk. 1. Klubben tilstræber mindst ét arrangement pr. kvartal ud over mødet. For hvert arrangement aftales aktivitet, dato, arrangør, pris, tilmeldingsfrist og afbestillingsvilkår.

Stk. 2. Arrangøren står for alle indtægter, udgifter, bilag og afregning ved sit konkrete arrangement. De aftalte udgifter deles mellem deltagerne; arrangøren hæfter ikke alene for fællesudgifter, der er godkendt på forhånd. Væsentlige ændringer i dato eller pris aftales med deltagerne, før nye bestillinger foretages.

Stk. 3. Spontane arrangementer er velkomne. Faktiske løbeture er også tilladt, hvis aktiviteten beskrives ærligt i invitationen.

§ 8 Tilmelding og afbestillingsgebyr

Stk. 1. Tilmelding er bindende fra den oplyste frist. Afbud gives hurtigst muligt til arrangøren. Efter fristen eller ved udeblivelse kan der kræves afbestillingsgebyr, hvis det var oplyst inden tilmelding.

Stk. 2. Gebyret må højst dække medlemmets andel af faktiske, ikke-refunderbare udgifter og aldrig overstige den oplyste betalingsforpligtelse. Refundering eller en afløser, der betaler, reducerer gebyret tilsvarende.

Stk. 3. Bestyrelsen kan eftergive et gebyr, hvis udgiften kan dækkes af disponible kontingentmidler, eller hvis de øvrige betalende deltagere accepterer det. Arrangøren skal ikke personligt betale for eftergivelsen.

§ 9 Økonomi

Stk. 1. Kontingent er frivilligt og fastsættes i givet fald på et bestyrelsesmøde med beløb, formål og betalingsfrist. Er der intet kontingent, udpeges ingen kasserer. Udgifter til arrangementer håndteres af den ansvarlige arrangør efter § 7.

Stk. 2. Ved kontingent har kassereren ansvaret for opkrævning, regnskab og de udgifter, som kontingentindtægterne anvendes til. Kassereren fremlægger en kort oversigt på hvert kvartalsmøde; årsoversigten godkendes på årets første møde. Arrangørerne afregner fortsat de enkelte arrangementer.

Stk. 3. Arrangøren gemmer bilag for sit arrangement, og kassereren gemmer bilag vedrørende kontingentmidlerne. Godkendte udlæg refunderes mod dokumentation. Ingen bestiller på andres regning uden aftale. Regnskabsåret følger kalenderåret.

§ 10 Inaktivitet, orlov og medlemsophør

Stk. 1. Medlemsstatus og eventuelle medlemsudskiftninger behandles på hvert kvartalsmøde. Et medlem er inaktivt efter to sammenhængende kvartaler uden deltagelse i arrangementer eller møder. Godkendt orlov og kvartaler uden tilbud om deltagelse tæller ikke med.

Stk. 2. Inaktive medlemmer kan udelukkes efter § 6. Forslag og begrundelse meddeles mindst syv dage før mødet, og medlemmet skal kunne forklare sig. Bestyrelsen kan i stedet aftale orlov eller give en frist til næste kvartalsmøde. Udelukkelse meddeles skriftligt og kræver altid en afstemning.

Stk. 3. Bestyrelsen kan godkende orlov for en aftalt periode og aftaler samtidig eventuelt kontingent. Under orlov kan medlemmet ikke udøve bestyrelsesarbejde eller stemme. En bestyrelsesplads besættes midlertidigt efter § 4. Efter orloven genoptages medlemskabet som før, medmindre andet er aftalt.

Stk. 4. Udmeldelse sker skriftligt til formanden. Allerede accepterede betalingsforpligtelser skal fortsat afregnes.

Stk. 5. Grov eller gentagen uacceptabel adfærd kan føre til udelukkelse efter § 6 og varslet i stk. 2. Der gives normalt en advarsel først, undtagen ved særligt grove forhold. Manglende lyst til at løbe eller drikke alkohol er ikke i sig selv grund til udelukkelse.

§ 11 Vedtægtsændringer og opløsning

Stk. 1. Ændringer vedtages på et ordinært kvartalsmøde efter § 6. Forslagets ordlyd skal udsendes mindst 14 dage før. Den opdaterede udgave deles med medlemmerne efter mødet.

Stk. 2. Tvivl om fortolkning afgøres af bestyrelsen med sund fornuft, men uden at omgå varsler eller flertalskrav.

Stk. 3. Opløsning kræver mindst fire af bestyrelsens seks stemmer på et ordinært kvartalsmøde og 14 dages varsel om forslaget. Fælles forpligtelser afvikles først; et overskud bruges efter bestyrelsens beslutning til et afsluttende arrangement eller andet fælles formål.

Stk. 4. Fravær af løbeaktivitet er ikke i sig selv tegn på, at klubben er opløst.

§ 12 Ikrafttræden

Stk. 1. Vedtægterne træder i kraft ved medlemmernes vedtagelse den [dato]. Eksisterende medlemmer fortsætter uden ny optagelse. Allerede gennemført indvielse gælder fortsat; øvrige medlemmer er prospects.

Stk. 2. Den siddende bestyrelse fortsætter frem til næste årlige valg, men kun med medlemmer, der har gennemført indvielsesritualet efter § 3. Eventuelle ledige pladser besættes efter § 4. Bestyrelsens seks navne anføres i referatet.

Stk. 3. Vedtægterne er tilgængelige for alle medlemmer og gives til nye medlemmer ved optagelsen.